Что следует знать предприятиям и организациям о текущих и будущих изменениях в законодательстве относительно электронного документооборота? Эксперты ООО «Русская Компания» делятся полезной информацией и напоминают о необходимости своевременной подготовки к переходу на новый формат работы.
Многие наслышаны о переходе на электронные трудовые книжки, которые приходят на замену старой печатной и призваны быть лучше по всем параметрам. Введение электронной трудовой книжки в оборот обеспечит удобный и быстрый доступ к информации о трудовой деятельности гражданина, минимизирует ошибки и неточности, обеспечит возможность дистанционного трудоустройства и оформления льгот. В связи с этим уменьшится работа с бумажными носителями. 2020 год объявлен переходным периодом для реализации нововведения, тем не менее к моменту обязательного внедрения электронных трудовых следует подготовиться заранее.
Что касается сохранности электронных данных, то перед работодателями стоит задача не только перейти на современный документооборот, но и обеспечить информационную безопасность.
С 1 апреля 2020 года начнут внедрять электронные кадровые документы. Что это значит? Все документы, связанные с трудоустройством, приемом на работу и увольнением, оформлением отпусков и командировок, ведением учета рабочего времени, выдачей нарядов-допусков и т.д. будут храниться в электронном виде. Предполагается, что введение таких поправок в законодательство поможет снизить затраты на ведение кадровых документов, а также оптимизирует документооборот, обязательный для ведения трудовых отношений, отчетности и иных операций. Из прочих плюсов такого решения отмечают надежную сохранность документов и их доступность. В текущем году данная мера введена в качестве эксперимента и по итогу покажет свою эффективность или неэффективность.
С 1 июля будут усилены требования к использованию электронной подписи. Сама по себе электронная подпись зарекомендовала себя с надежной стороны. Документы надежно защищены электронными ключами и для доступа к ним проходит необходимая верификация. Какие изменения нас ждут с вступлением этого закона в силу? Документы, подписанные цифровой подписью, будут проверяться IT-средствами «доверенной третьей стороной». Юридическое лицо будет ставить на них «метку доверенного времени». Также закон определяет способы идентификации личности заявителя, подавшего заявку на получение цифровой подписи. Один из таких способов – получение данных из единой биометрической системы.
Надежность, доступность, достоверность, оперативность. Такими словами можно описать то, чего ждут от введенных поправок. Если внедрение нововведений вызывает сложности, то за консультацией и помощью следует обращаться к профессионалам. В Тюмени такие услуги предлагает «Русская Компания» – эксперт в сфере электронного документооборота и защиты персональных данных. Узнать подробнее об услугах можно на сайте https://www.rk72.ru/uslugi/ а также получить консультацию по телефону (3452) 68 00 86.
